Polityka prywatności — tlumaczwlodzi.pl (HTML, PL)
Wersja 1.0 — obowiązuje od 2 listopada 2026 r.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych osób korzystających z serwisu tlumaczwlodzi.pl i kontaktujących się w sprawie tłumaczeń jest Anita Prykhodko, prowadząca działalność pod nazwą TŁUMACZ I LEKTOR JĘZYKA UKRAIŃSKIEGO ANITA PRYKHODKO, NIP 7252320587, z adresem do korespondencji ul. Rewolucji 1905 r. 68/70, m. 51, 90-222, Łódź (dalej: „Administrator”). Kontakt w sprawach związanych z danymi osobowymi: kontakt@tlumaczwlodzi.pl, ewentualnie + 48 884 009 656.
2. Zakres danych i sposób ich pozyskiwania
Dane są pozyskiwane przede wszystkim bezpośrednio od osoby kontaktującej się przez stronę, pocztę elektroniczną albo telefon. Formularz kontaktowy może obejmować: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości oraz opcjonalny załącznik. Formularz zapytania o wycenę obejmuje dodatkowo kierunek tłumaczenia (PL–UA, UA–PL, inne) oraz opis, gdy wybrano opcję „inne”. Do wysłania formularza wystarczy co najmniej jeden prawidłowy kanał kontaktowy: e-mail albo telefon; imię i nazwisko oraz wiadomość są wymagane.
Załączniki mogą zawierać dane innych osób, w tym dane identyfikacyjne oraz informacje chronione prawem. Prosimy przekazywać jedynie dane i strony dokumentów niezbędne do wyceny. Jeżeli dokument zawiera informacje o zdrowiu, przekonaniach, dane biometryczne lub inne szczególne kategorie danych, w celu ograniczenia zakresu przetwarzanych danych Administrator zaleca przekazywanie wyłącznie informacji i fragmentów dokumentów niezbędnych do przygotowania wyceny lub realizacji zapytania. W miarę możliwości należy usunąć lub zasłonić dane, które nie są konieczne do osiągnięcia tego celu. Za pośrednictwem ogólnego formularza nie należy przesyłać dokumentów zawierających dane dotyczące zdrowia, inne szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO ani danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych w rozumieniu art. 10 RODO. Przed przekazaniem takich dokumentów należy skontaktować się z Administratorem w celu uzgodnienia odpowiedniego sposobu ich przekazania oraz ustalenia warunków przetwarzania zawartych w nich danych.
Podczas korzystania z serwisu mogą być technicznie przetwarzane także dane połączenia, np. adres IP, czas żądania i informacje o przeglądarce — w zakresie generowanym przez serwer i jego operatora. W mechanizmie ochrony formularzy przed nadużyciami aplikacja przechowuje skrót HMAC identyfikatora IP z licznikiem prób i końcem okna ochronnego, bez zapisywania surowego IP w tym magazynie aplikacyjnym.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
a) Odpowiedzi na pytania kontaktowe. Cel: prowadzenie korespondencji i udzielenie odpowiedzi. Podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi na zapytania. Okres: do zakończenia korespondencji. Jeżeli kontakt nie prowadzi do zlecenia, wiadomość i załączniki powinny zostać usunięte z roboczej skrzynki pocztowej nie później niż w ciągu 30 dni od zakończenia korespondencji lub odmowy realizacji, chyba że zachodzi odrębna podstawa dalszego przechowywania, np. konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
b) Zapytania o wycenę. Cel: przygotowanie oferty i czynności przed zawarciem umowy na żądanie pytającego. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO względem osoby składającej zapytanie. Podstawa prawna przetwarzania danych osób trzecich zawartych w załącznikach wymaga odrębnej oceny, z uwzględnieniem celu przetwarzania i kategorii danych. Retencja niezrealizowanych zapytań: do zakończenia negocjacji lub odmowy realizacji, a następnie usunięcie z roboczej skrzynki pocztowej nie później niż w ciągu 30 dni. Jeżeli zapytanie prowadzi do zlecenia, dalsza retencja zależy od charakteru zlecenia i właściwych obowiązków prawnych.
c) Wykonanie tłumaczenia przysięgłego i repertorium. Cele: realizacja zlecenia oraz ustawowe obowiązki zawodowe. Podstawy: art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO, stosownie do czynności i kategorii danych. Dla danych zgromadzonych przez tłumacza przysięgłego w związku z tłumaczeniem art. 29c ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego przewiduje 4 lata od końca roku kalendarzowego, w którym dane zgromadzono; dłużej wyłącznie, gdy konieczne do ochrony praw lub roszczeń.
d) Dokumenty rozliczeniowe i podatki. Cel: wykonanie obowiązków podatkowych i księgowych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Retencja: zgodnie z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Okres przechowywania: co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, którego dotyczą dokumenty, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu ich przechowywania
e) Bezpieczeństwo strony, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Aktualne okno ochrony formularza: około 15 minut, wygasłe wpisy usuwane podczas kolejnej operacji. Aplikacja nie zapisuje treści formularzy ani pełnych adresów IP w swoim własnym dzienniku. Infrastruktura LH.pl może tworzyć techniczne logi dostępu i błędów zgodnie z konfiguracją usługi operatora; ich retencja jest niezależna od aplikacji. LH.pl publicznie informuje także o wykonywaniu codziennych kopii zapasowych hostingu, dostępnych co do zasady do 30 dni. Aplikacja nie zapisuje załączników w trwałym katalogu serwisu, dlatego nie są one celowo włączane do archiwum aplikacji. Dane związane z roszczeniami: przez prawnie uzasadniony czas ich dochodzenia lub obrony. Limit obejmuje 5 prób w ciągu 900 sekund, także próby odrzucone z powodu CSRF lub błędów walidacji. Wygasłe wpisy mogą pozostać w magazynie do kolejnej operacji ogranicznika.
Ważne: art. 29c dotyczy danych zgromadzonych przez tłumacza przysięgłego w związku z tłumaczeniem. Nie oznacza, że każde niezrealizowane zapytanie należy przechowywać przez cztery lata.
Jeżeli przesłane materiały obejmują szczególne kategorie danych z art. 9 RODO albo dane o wyrokach i naruszeniach prawa z art. 10 RODO, przetwarzanie wymaga — oprócz odpowiedniej podstawy z art. 6 — spełnienia właściwych dodatkowych warunków. Nie zakłada się automatycznie, że art. 6 ust. 1 lit. b wystarcza dla takich danych.
4. Dobrowolność danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz przekazanie informacji niezbędnych do kontaktu i opisania sprawy jest konieczne, aby Administrator mógł odpowiedzieć. Jeżeli dane są wymagane prawem w związku z konkretnym zleceniem tłumaczenia przysięgłego, odpowiedni obowiązek jest komunikowany przy przyjmowaniu takiego zlecenia. Nie prowadzi się na stronie zautomatyzowanego zawierania umów o tłumaczenia.
5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie koniecznym podmiotom uczestniczącym w technicznej obsłudze serwisu i korespondencji, w szczególności:
- LH.pl Sp. z o.o., Pl. Wolności 6/4, 61-738 Poznań, NIP 7831711517, KRS 0000503852 — hosting WWW, obsługa domeny, warstwa skrzynki domenowej i SMTP;
- StaryKoduje / Wykonawca serwisu — administracja techniczna hostingu i strony w zakresie wynikającym z umowy; Wykonawca nie otrzymuje dostępu do prywatnego konta Gmail Administratora;
- Google / Gmail — docelowa skrzynka robocza Administratora. Dla konsumenckich kont osób z EOG usługi Google są co do zasady świadczone przez Google Ireland Limited. Zgłoszenia z formularzy są wysyłane do konta Gmail Administratora i tam stanowią robocze archiwum korespondencji;
- dostawcy usług księgowych lub prawnych oraz uprawnione organy — wyłącznie w zakresie wynikającym z właściwej podstawy prawnej.
Zgłoszenia z formularzy są wysyłane przez SMTP LH.pl z adresu kontakt@tlumaczwlodzi.pl bezpośrednio na skrzynkę Gmail Administratora. Skrzynka LH.pl pełni przede wszystkim funkcję warstwy domenowej i pośredniej; nie jest projektowana jako drugie długoterminowe archiwum korespondencji. Sposób technicznego przekazywania należy skonfigurować tak, aby nie utrzymywać zbędnych kopii na LH.pl ponad okres potrzebny do poprawnego dostarczenia i obsługi błędów.
6. Przesyłanie załączników
Formularz tymczasowo odbiera plik, przeprowadza jego kontrolę techniczną oraz przekazuje go razem z wiadomością na wskazaną skrzynkę e-mail Administratora. Aplikacja nie służy jako trwałe archiwum dokumentów; plik tymczasowy jest usuwany po obsłużeniu żądania w normalnym przebiegu działania. Nie oznacza to automatycznego usunięcia załącznika ze skrzynki e-mail odbiorcy ani braku technicznych kopii w systemach operatorów. Czas przechowywania wiadomości w poczcie określa Administrator zgodnie z właściwą procedurą retencji.
Jeżeli nadawca poda prawidłowy adres e-mail, serwis wysyła automatyczne, neutralne potwierdzenie odbioru zgłoszenia. Potwierdzenie nie zawiera treści wiadomości ani kopii załącznika i nie oznacza przyjęcia zlecenia, potwierdzenia terminu ani akceptacji wyceny.
Dopuszczalne formaty w serwisie: PDF, DOCX, JPG/JPEG i PNG; limit wynosi 10 MiB na jedno zgłoszenie; formularz przyjmuje jeden załącznik. Walidacja formatów nie zastępuje pełnego skanowania antywirusowego. Serwis stosuje konserwatywną walidację typu i struktury pliku.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Hosting WWW i skrzynka domenowa są obsługiwane w LH.pl, którego infrastruktura hostingowa jest zlokalizowana w Polsce. Wiadomości są jednak przechowywane również w Gmailu. Google może przetwarzać lub przekazywać dane także poza Europejski Obszar Gospodarczy. Google opisuje stosowane mechanizmy transferowe, w tym decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony i standardowe klauzule umowne, w swojej dokumentacji prywatności.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
W granicach określonych przepisami przysługują prawa dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (gdy są spełnione przesłanki) oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie — z uwzględnieniem szczególnych przepisów o tajemnicy i obowiązkach tłumacza przysięgłego, w tym art. 29a ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją wycofać bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania z prawem. W sprawie realizacji praw należy kontaktować się pod adresem kontakt@tlumaczwlodzi.pl.
Przysługuje również prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
9. Profilowanie i decyzje automatyczne
Na podstawie obecnej architektury serwis nie stosuje profilowania reklamowego ani decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływały na użytkownika. Ogranicznik antyspamowy może automatycznie czasowo zablokować nadmierne próby wysłania formularza; nie jest wykorzystywany do oceny osoby na potrzeby świadczenia usług tłumaczeniowych.
10. Bezpieczeństwo
Serwis stosuje HTTPS, ograniczanie dostępu technicznego, kontrolę rozszerzeń i struktury załączników, ochronę CSRF i ograniczenie nadużyć formularzy. Konfiguracja serwera i dostarczalność SMTP podlegają kontroli technicznej. Administrator i dostawcy wdrażają środki ochrony odpowiednie do ryzyka, zwłaszcza ze względu na możliwe skany dokumentów.
11. Cookies i informacje techniczne
Serwis stosuje jedynie techniczne pliki cookie związane z obsługą bezpiecznego formularza, w szczególności cookie sesyjne anita_form. Serwis nie korzysta z narzędzi analitycznych ani marketingowych. Szczegóły znajdują się w osobnej Polityce cookies.
12. Zmiany polityki
Po zmianie funkcjonalności, dostawców, zasad retencji lub przepisów polityka może zostać zaktualizowana. Aktualna wersja powinna być dostępna pod stałym adresem w serwisie wraz z datą obowiązywania: 2 listopada 2026 r.